Reiserichtlinie für Vendors

EMEA Reiserichtlinie für Vendors, unabhängige Vertragspartner, Berater, ausgelagerte Vendors und andere zugelassene Vendoren

Die nachstehende Reiserichtlinie stellt Rahmenbedingungen auf, um klarzustellen, unter welchen Voraussetzungen Yahoo einem Vendor die Reisekosten erstattet.

Die hier beschriebenen Richtlinien sind auf Vendoren, unabhängige Vertragspartner, Berater, ausgelagerte Vendoren und andere zugelassene Vendoren anwendbar, die im Auftrag von Yahoo genehmigte und in Rechnung stellbare Leistungen entsprechend einem mit Yahoo unterzeichneten Yahoo Vendor Master Terms and Conditions („Agreement“) erbringen.

1. RICHTLINIE – ALLGEMEINE GRUNDSÄTZE

Yahoo wird Reisekosten, die während der Erbringung von Leistungen für Yahoo entstanden sind, nur dann erstatten, wenn gewöhnliche Geschäftskommunikation nicht ausreichend ist, um das Geschäftsziel zu erreichen, und wenn die Reisekosten vorher in Textform (Email ausreichend) von Yahoo genehmigt wurden.

Yahoo wird vorher genehmigte Reisekosten, die in Verbindung mit von Yahoo angebotenen Leistungen entstanden sind, erstatten, solange alle Kosten mit dieser Richtlinie übereinstimmen.

Yahoo wird Reisekosten und zugehörige Posten, die nicht von dieser Richtlinie gedeckt sind, nicht erstatten. Solche Kosten sind vom Vendor alleine zu tragen.

Die nachfolgende Liste ist eine nicht abschließende Auflistung der Posten, die nicht von Yahoo erstattet werden. Allgemeinhin gilt, dass ein Posten, der in dieser Richtlinie nicht ausdrücklich als gedeckte Ausgabe identifiziert wird, nicht erstattungsfähig ist:

  • Während der Reise erworbene persönliche Gegenstände und Leistungen (z.B. Toilettenartikel, Kleidung, Kosmetika, Schuhcreme etc.)
  • Mitgliedsbeiträge für Fluglinien-Club/ Airline Guide
  • Upgrades in eine bessere Flugklasse
  • Kosten für einen Babysitter/ Haustiersitter
  • Coiffeur/ Friseur
  • Filme/ Erfrischungsgetränke auf dem Flug
  • Verlorenes oder beschädigtes Gepäck
  • Gepäck oder Brieftaschen
  • Verlorene oder beschädigte elektronische Geräte
  • Zeitschriften, Bücher, Zeitungen, persönliche Leseunterlagen
  • Gebühren für Nichterscheinen beim Hotel/ Autovermietung oder sonstigen Buchungen
  • Optionale Reise- oder Gepäckversicherung
  • Parktickets oder Verkehrsbußgelder
  • Private Unterhaltung (Filme im Zimmer, Fitnessstudiogebühren, Sightseeingtouren, Minibar, alkoholische Getränke, etc.)
  • Mietwagenupgrades
  • Gebühren oder Jahresbeiträge für private Kreditkarten, die geschäftlich genutzt werden.
  • Mitgliedsgebühren für Bonus-Programme, die über die private Kreditkarte abgerechnet wurden
  • Reparaturen, Instandstandhaltung oder Versicherung für Privatwagen
  • Örtliche Anmietung eines Mietwagen, wenn der Privatwagen bei der Reparatur ist
  • Antrag auf Erstattung von Reisen, die mit Vielfliegermeilen bezahlt wurden
  • Verlust von nicht erstattungsfähigen Flugtickets, Traveler’s Checks, etc.
  • Unterhaltung oder Kosten von privaten Begleitern oder Ehegatten

2. ANWENDUNGSBEREICH

Diese Reiserichtlinie bestimmt die Umstände unter welchen Yahoo Reisekosten, die während der Erbringung von Leistungen für Yahoo entstanden sind, erstattet.

REISEVORBEREITUNGEN

  • Alle Flug-, Unterkunft- und Mietwagenreservierungen, einschließlich Änderungen während der Reise, müssen über die von Yahoo ausgewählte Reiseagentur gebucht werden, es sei denn Yahoo Global Procurement & Strategic Sourcing hat vorher die Nutzung einer anderen Agentur genehmigt.

FLUGREISEN

  • Die von Yahoo bestimmten Reiseagenturen werden Flugreisen, soweit möglich, bei den von Yahoo bevorzugten Fluglinien buchen.
  • Flugreisen werden auf der Kreditkarte des Vendors belastet.
  • Die Reiseagentur wird die niedgrist möglichen Flugkosten, einschließlich Steuern und Gebühren und ohne etwaige Reisekostenrücktrittsversicherungen, unter Anwendung der folgenden Kriterien sicherstellen:
    • Die Abflugs- oder Ankunftszeit ist maximal zwei (2) Stunden vor oder nach der angeforderten Abflugs- oder Ankunftszeit. Dies schließt die Nutzung von alternativen Flughäfen ein.
    • Flüge mit Zwischenstop oder Anschlussflüge mit den bevorzugten Fluglinien sollten genutzt werden, wenn Ersparnisse von € 100.- oder mehr erreicht werden und die Flugzeit nicht mehr als zwei (2) Stunden länger ist, als die des angeforderten Fluges ohne Zwischenstop.
    • Nicht bevorzugte Fluglinien sollten in Betracht gezogen werden, wenn sie günstiger als die bevorzugten Fluglinien sind und die Ersparnisse mindestens € 100.- betragen. Diese schließt Flüge mit Zwischenstop oder Anschlussflüge ein, deren Flugzeit nicht mehr als zwei (2) Stunden länger ist, als die des angeforderten Fluges ohne Zwischenstop, sowie die Nutzung von alternativen Flughäfen.
  • Für Inlandsflüge werden nur die Kosten für die Economy-Class erstattet.
  • Für internationale Transatlantik-, Transpazifik- oder Interkontinental-Flüge deren ununterbrochene Flugzeit mehr als acht (8) Stunden beträgt, werden die Gebühren für die Economy Class erstattet. Business Class wird, als eine Ausnahme von der Richtlinie, nur erstattet, wenn der Senior Vice President („SVP“) des Geschäftsbereichs die Kosten vorher schriftlich genehmigt.
  • Die Boardkarte und eine Kopie des Reiseplans müssen zur Erstattung bei Yahoo eingereicht werden.
  • Alle nicht und/oder teilweise genutzten Flugtickets sind innerhalb von fünf (5) Tagen nach Rückkehr von der Reise an die Reiseagentur zur Gutschrift zu schicken.

UNTERKUNFT

Yahoo hat ausgewiesene “bevorzugte Hotels” weltweit. Die Unterkunft sollte bei dem von Yahoo bevorzugten Hotel gebucht werden, welches das günstigste am Zielort ist.

  • Standard Zimmertyp ist ein Einzelzimmer.
  • Falls es im Zielort kein von Yahoo bevorzugtes Hotel geben sollte, kann die Reiseagentur die höchste Hotelrate mitteilen, die Yahoo für Unterkünfte in dieser Stadt erstattet.
  • Telefonate sollten der Firma des Vendors oder einer privaten Telefonkarte berechnet werden, um zusätzliche Hotelgebühren zu vermeiden.
  • Der Vendor ist dafür verantwortlich, Reservierungen für gewährte Spätankünfte („guaranteed late arrival“) zu stornieren, um Gebühren für Nichterscheinen („no-show“) zu vermeiden. Yahoo erstattet keine Gebühren für Nichterscheinen.

AUTOVERMIETUNG

  • Yahoo erstattet die Kosten für Mietwagen, welche durch die von Yahoo gewählte Reiseagentur bei unserer bevorzugten Autovermietung Avis gebucht werden.
  • Yahoo erstattet nur Kosten für die Kategorie „Mittel“ (intermediate/mid-size) oder darunter liegende kleinere Kategorien.
  • Yahoo erstattet lediglich die Kosten für die im Mietpreis standardmäßig angebotene und im Vermietland gesetzlich vorgeschriebene Versicherung (in Deutschland Kraftfahrzeughaftpflichtversicherung). Die Kosten für eine Erweiterung des Versicherungsschutzes jedweder Art (z.B. durch Reduzierung des Selbstbehaltes oder Erhöhung der Deckungssumme, Erweiterung auf im Auto befindliche Sachen und gegenstände oder auf eine Insassenunfallversicherung) werden nicht von Yahoo, sondern müssen vom Vendor selbst übernommen werden.
  • Autos sollten mit vollem Tank zurückgegeben werden, um teurere Tankkosten zu vermeiden.

ANDERE BODENTRANSPORTMITTEL

  • Wann immer möglich sollte der Vendor öffentliche Verkehrsmittel nutzen, einschließlich Kleinbusse und kostenlose Pendelbusse. Taxis sollten anstelle eines Mietwagens genutzt werden, wenn das Taxi kosteneffizienter ist. Yahoo behält sich das Recht vor, Ausgaben für Taxis oder andere Bodentransportmittel nicht zu erstatten, wenn sie als zu teuer erachtet werden.

ESSEN

  • Private Mahlzeiten: Yahoo erstattet die Kosten für Mahlzeiten während Geschäftsreisen gemäß den jeweils gültigen gesetzlichen Verpflegungsmehraufwendungen. Alle Ausgaben, die diese Höchstgrenzen überschreiten, werden von Yahoo nicht erstattet und liegen in der Verantwortung des Vendors. Die Original-Kreditkartenabrechnungen müssen über das Kosten-Erstattungsformular eingereicht werden.

ERSTATTUNGSRICHTLINIEN

Alle Vendoren sollen Yahoo die Reisekosten innerhalb von dreißig (30) Tagen nach der Reise in Rechnung stellen. Quittungen für erstattungsfähige Reisekosten sollen den Rechnungen beigefügt und an Yahoo Accounts Payable geschickt werden. Die Rechnungen sollten, sofern anwendbar, auf die Yahoo Purchase Order Nummer verweisen, und die Ausgaben sollten ohne Aufschlag auf die Kosten in Rechnung gestellt werden.

Stand: Mai 2013

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